การจัดการโครงการ

การบริหารจัดการโครงการ การบริหารจัดการโครงการเครื่องมือกระบวนการแผนและเคล็ดลับการวางแผนโครงการ นี่คือกฎระเบียบที่มีกระบวนการและเครื่องมือสำหรับการวางแผนโครงการและการบริหารจัดการโครงการ โครงการขนาดใหญ่หรือซับซ้อนในองค์กรขนาดใหญ่มักจะต้องมีการเรียงลำดับของผู้บริหาร 'สปอนเซอร์' หรือความเป็นผู้นำบาง นี้เรียกกันทั่วไปว่า "การให้การสนับสนุนโครงการ '(ดูส่วนที่เกี่ยวกับการแยกการให้การสนับสนุนโครงการ) ในขณะที่ทักษะการจัดการโครงการที่มีความสำคัญอย่างเห็นได้ชัดสำหรับผู้จัดการโครงการที่น่าสนใจวิธีการและเครื่องมือที่ใช้ผู้จัดการโครงการจะเป็นประโยชน์สำหรับทุกคน A 'งาน' ไม่จำเป็นต้องได้รับการเรียกว่า 'โครงการเพื่อให้วิธีการบริหารจัดการโครงการที่จะเป็นประโยชน์อย่างมากในการวางแผนและการดำเนินการของ แม้งานที่มีขนาดเล็กที่สุดจะได้รับประโยชน์จากการใช้เทคนิคการบริหารจัดการโครงการที่ดีเลือกหรือเครื่องมือโดยเฉพาะในขั้นตอนการวางแผน งานใดที่ต้องมีการเตรียมการเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จบางอย่างอาจจะทำได้ดีกว่าโดยใช้เวลาไม่กี่วิธีการบริหารจัดการโครงการที่ใดที่หนึ่งในกระบวนการ วิธีการบริหารจัดการโครงการสามารถช่วยในการวางแผนและการจัดการของทุกประเภทของงานกิจกรรมที่ซับซ้อนโดยเฉพาะอย่างยิ่ง การจัดการโครงการส่วนใหญ่จะเกี่ยวข้องกับการวางแผนและการเปลี่ยนแปลงการบริหารจัดการในองค์กร แต่โครงการยังสามารถเป็นสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ - แม้สถานการณ์ในประเทศเช่นการย้ายบ้านหรือการวางแผนงานแต่งงาน วิธีการบริหารจัดการโครงการและเครื่องมือจึงจะมีประโยชน์กันอย่างแพร่หลายมากขึ้นกว่าคนคิด เทคนิคการจัดการโครงการและเครื่องมือการวางแผนโครงการที่มีประโยชน์สำหรับงานใด ๆ ซึ่งผลลัพธ์ที่แตกต่างจะเป็นไปได้ - กรณีที่ความเสี่ยงของการเกิดปัญหาและความล้มเหลวอยู่ - และอื่น ๆ ต้องมีการวางแผนและตัวเลือกการประเมินและการจัดกิจกรรมและทรัพยากรที่จะส่งผลให้ประสบความสำเร็จ โครงการสามารถเป็นรูปทรงต่างๆและขนาดจากขนาดเล็กและตรงไปตรงมามากขนาดใหญ่และซับซ้อนมาก ในองค์กรและธุรกิจการบริหารจัดการโครงการสามารถจะกังวลกับสิ่งที่โดยเฉพาะอย่างยิ่งการแนะนำหรือการเปลี่ยนแปลงสิ่งต่าง ๆ ในพื้นที่ใด ๆ หรือฟังก์ชั่นตัวอย่างเช่น: คนพนักงานและการจัดการ ผลิตภัณฑ์และบริการ วัสดุ, การผลิตและการผลิต ไอทีและการสื่อสาร โรงงานยานพาหนะอุปกรณ์ การจัดเก็บข้อมูลการกระจายจิสติกส์ อาคารและสถานที่ การเงิน, การบริหาร, การซื้อและการขายเงินลงทุน การจัดซื้อ การขาย, การขาย, การตลาด การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์และการฝึกอบรม การบริการลูกค้าและความสัมพันธ์ คุณภาพสุขภาพและความปลอดภัย ตามกฎหมายและเป็นมืออาชีพ เทคนิควิทยาศาสตร์การวิจัยและการพัฒนา การพัฒนาธุรกิจใหม่ และสิ่งอื่น ๆ ที่ต้องการการวางแผนและการจัดการภายในองค์กร การบริหารจัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จสำหรับโครงการขนาดใหญ่หรือขนาดเล็กมีแนวโน้มที่จะทำตามขั้นตอนที่ระบุไว้ด้านล่าง หลักการเดียวกันที่ใช้ในการคัดเลือกและเหมาะสมนอกจากนี้ยังนำไปใช้กับงานที่มีขนาดเล็ก เทคนิคการจัดการโครงการไม่เพียง แต่สำหรับผู้จัดการโครงการ - พวกเขามีอยู่สำหรับทุกคนใช้ กระบวนการการบริหารจัดการโครงการ 1 - เห็นด้วยข้อกำหนดที่แม่นยำ (แง่ของการอ้างอิง) สำหรับโครงการ มักจะเรียกว่าโครงการ 'แง่ของการอ้างอิง' สเปคโครงการควรจะเป็นคำอธิบายที่ถูกต้องของสิ่งที่โครงการนี​​้มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้บรรลุและหลักเกณฑ์และความยืดหยุ่นที่เกี่ยวข้องพารามิเตอร์ขอบเขตช่วงผลแหล่งที่มาเข้าร่วมการงบประมาณและระยะเวลา ( ระวัง - ดูหมายเหตุด้านล่างเกี่ยวกับระยะเวลาในการวางแผน) โดยปกติและก่อนที่จะจัดตั้งอย่างเป็นทางการของโครงการแง่ของการอ้างอิง 'โครงการมีการผลิตหรือร่างน้อยในระดับพื้นฐานโดย' สนับสนุนโครงการ 'หรือ' ผู้บริหารในค่าใช้จ่าย (โครงการ) บ่อยครั้งเช่นระดับบนสุดเริ่มต้นรายละเอียดโครงการทั่วไป (เป็นธุรกิจกรณี 'โดยทั่วไป) เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับโครงการที่จะเป็นธรรมได้รับการอนุมัติและได้รับการสนับสนุนในระดับองค์กรก่อนที่จะเริ่มการวางแผนโครงการรายละเอียด ผู้จัดการโครงการได้รับการแต่งตั้งโดยทั่วไป 'สนับสนุนโครงการ' หรือ 'ผู้บริหารในค่าใช้จ่าย' อาจจะเกี่ยวข้องกับการที่แตกต่างกันในองศาร่างรายละเอียดโครงการขององค์กรครั้งแรกหรือกรณีธุรกิจ มันไม่ได้เป็นเรื่องผิดปกติสำหรับผู้จัดการโครงการที่จะได้รับการแต่งตั้งอย่างไม่เป็นทางการครั้งแรกกับบทบาทการบริหารจัดการโครงการรอการอนุมัติขององค์กรของโครงการเองและได้รับการแต่งตั้งอย่างเป็นทางการของผู้จัดการโครงการ สปอนเซอร์โครงการมักจะเป็นผู้จัดการอาวุโสกว่าหรือผู้บริหารผู้จัดการโครงการ แต่ไม่จำเป็นต้องเป็น 'เจ้านาย' หรือผู้จัดการอาวุโสขึ้นบรรทัดที่ผู้จัดการโครงการรายงานตามปกติ ทุกโครงการที่สำคัญโดยทั่วไปต้องใช้อย่างเป็นทางการและอาวุโสสนับสนุนโครงการ 'หรือ' ผู้บริหารในค่าใช้จ่าย 'แม้ว่าโครงการรองลงมาเป็นส่วนหนึ่งของผู้จัดการของหน้าที่การชุมนุมและไม่ต้องใช้คณะกรรมการที่เฉพาะเจาะจงหรือการอนุมัติขององค์กรอาจไม่จำเป็นต้องมี' สปอนเซอร์ของโครงการดังกล่าว ซึ่งในกรณีนี้ผู้บริหารรับผิดชอบสำหรับโครงการและผู้จัดการโครงการอยู่ในบรรทัดขึ้นปกติรายงานผู้จัดการ / ผู้บริหาร โดยปกติผู้จัดการโครงการจะต้องปรึกษากับผู้อื่น (โดยเฉพาะสปอนเซอร์โครงการ) แล้วเห็นสเปครายละเอียดโครงการกับผู้บังคับบัญชาและ / หรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง สเปคอาจจะเกี่ยวข้องกับหลายร่างก่อนที่จะตกลงกัน ข้อกำหนดโครงการเป็นสิ่งจำเป็นในการที่จะสร้างความรับผิดชอบที่วัดได้สำหรับทุกคนที่ต้องการได้ตลอดเวลาเพื่อประเมินว่าโครงการที่เกิดขึ้นหรือความสำเร็จเมื่อเสร็จสิ้น แง่ของการอ้างอิงโครงการยังมีระเบียบวินัยที่จำเป็นและกรอบการทำงานเพื่อให้โครงการในการติดตามและตกลงที่เกี่ยวข้องกับจุดมุ่งหมายเดิมและพารามิเตอร์ สูตรอย่างถูกต้องและเห็นด้วยที่สเปคโครงการยังช่วยปกป้องผู้จัดการโครงการจากการถูกจัดขึ้นเพื่อบัญชีสำหรับปัญหาที่อยู่นอกขอบเขตเดิมของโครงการหรือนอกเหนือการควบคุมของผู้จัดการโครงการ นี้เป็นขั้นตอนที่จะตกลงเงื่อนไขพิเศษหรือข้อยกเว้นกับผู้ที่อยู่ในอำนาจ เมื่อคุณได้รับการตีพิมพ์แง่ของการอ้างอิงที่คุณได้สร้างชุด บริษัท มากของความคาดหวังโดยที่คุณจะได้รับการตัดสิน ดังนั้นถ้าคุณมีความกังวลใด ๆ หรือต้องการที่จะเจรจาตอนนี้ถึงเวลาที่จะทำมัน โครงการที่ใหญ่ที่สุดจะต้องเป็นเวลาหลายสัปดาห์ในการผลิตและยอมรับข้อตกลงของการอ้างอิงโครงการ ส่วนใหญ่โครงการที่ดำเนินธุรกิจตามปกติ แต่ต้องไม่กี่วันคิดและให้คำปรึกษาในการผลิตสเปคโครงการที่เหมาะสม การสร้างและการยอมรับข้อกำหนดโครงการเป็นกระบวนการสำคัญแม้ว่างานของคุณเป็นเรื่องง่ายอย่างใดอย่างหนึ่ง แม่แบบสำหรับสเปคโครงการ: อธิบายวัตถุประสงค์เป้าหมายและการส่งมอบ พารามิเตอร์ของรัฐ (ระยะเวลางบประมาณช่วงขอบเขตดินแดนของผู้มีอำนาจ) คนของรัฐที่เกี่ยวข้องและทางทีมงานจะทำงาน (ความถี่ของการประชุมกระบวนการตัดสินใจ) สร้าง 'แบ่งแต้ม' ที่เพื่อตรวจสอบความคืบหน้าการตรวจสอบและและวิธีการความคืบหน้าและผลจะมีการวัด แยก BOSCARDET ย่อให้โครงสร้างเช่นประโยชน์สำหรับข้อตกลงการอ้างอิงหัว / ส่วน: ประวัติความเป็นมาวัตถุประสงค์ขอบเขต จำกัด , สมมติฐาน, รายงานอ้างอิงประมาณการระยะเวลา โครงสร้างนี้ไม่มีหัวข้อที่เฉพาะเจาะจงสำหรับค่าใช้จ่าย / งบประมาณ - การพิจารณาเหล่านี้สามารถรวมอยู่ใน 'จำกัด ' หรือ 'ประมาณการ' ตั้งแต่โครงการ (และกิจกรรมอื่น ๆ ที่ต้องใช้ข้อตกลงการอ้างอิง) แตกต่างกันมากไม่มีโครงสร้างมาตรฐานสากลสำหรับข้อตกลงการใช้เอกสารอ้างอิง ความรับผิดชอบอยู่กับผู้จัดการโครงการหรือผู้นำเพื่อให้แน่ใจว่าทุกประเด็นที่เกี่ยวข้องและจำเป็นที่จะถูกรวมและการตีความในท้องถิ่นนี้มีแนวโน้มที่จะบ่งบอกหัว TOR และโครงสร้างของเอกสาร การระดมความคิดอาจจะเป็นกระบวนการที่เป็นประโยชน์โดยที่ข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องของเกณฑ์อ้างอิงสามารถ indentified และโครงสร้าง องค์กรอาจมีโครงสร้าง TOR มาตรฐานเช่นตัวอย่าง BOSCARDET ซึ่งมันเป็นเรื่องที่เหมาะสมที่จะใช้ในกรณีที่สติของความเสี่ยงของการละเลยหรือมากกว่าภาวะแทรกซ้อนที่อาจเกิดขึ้นต่อไปนี้เมื่อมีการปฏิบัติตามมาตรฐาน ดูเพิ่มเติมข้อกำหนดในการอ้างอิงในธุรกิจส่วนพจนานุกรม 2 - วางแผนโครงการ วางแผนขั้นตอนต่างๆและกิจกรรมของโครงการ ที่เป็นไปได้ (และแน่นอนในกรณีที่จำเป็น) เกี่ยวข้องกับทีมงานของคุณในการวางแผน เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์คือการทำงานย้อนกลับจากจุดมุ่งหมายท้ายระบุทุกสิ่งที่จะต้องมีการวางในสถานที่และทำในลำดับที่กลับ นอกจากนี้จากจุดเริ่มต้นเปลือยของโครงการที่ใช้การระดมสมอง (สังเกตความคิดและจุดที่สุ่ม - โดยปกติจะมีทีมงานโครงการ) เพื่อช่วยรวบรวมคะแนนและปัญหาในการสำรวจและนวัตกรรมและความคิด แผนภาพก้างปลานอกจากนี้ยังมีประโยชน์ในการระดมความคิดและระบุปัจจัยที่เป็นสาเหตุที่อาจเป็นอย่างอื่นจะลืม สำหรับโครงการที่ซับซ้อนหรือเมื่อคุณขาดประสบการณ์ในประเด็นที่เกี่ยวข้องกับคนอื่น ๆ ในขั้นตอนการระดมสมอง หลังจากนั้นก็คำถามของการวางปัญหาในการสั่งซื้อที่เหมาะสมและการสร้างความสัมพันธ์และการเชื่อมโยงระหว่างแต่ละประเด็น โครงการที่ซับซ้อนจะมีจำนวนของกิจกรรมการทำงานในแบบคู่ขนาน บางส่วนของโครงการจะต้องมีส่วนอื่น ๆ ของโครงการจะแล้วเสร็จก่อนที่จะสามารถเริ่มต้นหรือความคืบหน้า ดังกล่าว 'พึ่งพาชิ้นส่วนของโครงการโดยเฉพาะอย่างยิ่งต้องพิจารณาอย่างระมัดระวังและการวางแผน บางโครงการจะต้องมีขั้นตอนความเป็นไปได้ก่อนที่จะเสร็จสิ้นการจัดทำแผนรายละเอียด แกนต์ชาร์ตและเส้นทางที่สำคัญการวิเคราะห์แผนภาพการไหลสองเครื่องมือที่ใช้กันทั่วไปในการวางแผนการบริหารจัดการโครงการที่มีรายละเอียดการเปิดใช้งานการตั้งเวลาต้นทุนและงบประมาณและการเงินอื่น ๆ และการบริหารจัดการโครงการและการรายงาน ดูยังให้การสนับสนุนโครงการที่จะเข้าใจว่าการให้การสนับสนุนโครงการอาจจะบูรณาการที่มีความรับผิดชอบผู้จัดการโครงการสำหรับการวางแผน ระยะเวลาโครงการและค่าใช้จ่าย โครงการส่วนใหญ่มาในช่วงปลายปี - นั่นเป็นเพียงวิธีที่มันเป็น - ดังนั้นไม่ได้วางแผนระยะเวลาที่เป็นมากกว่าความทะเยอทะยาน จะเป็นการดีที่การวางแผนสำหรับการเลื่อนหลุดของบางอย่าง ถ้าคุณได้รับได้รับการกำหนดเส้นตายคงวางแผนที่จะตอบสนองความมันก่อนหน้านี้และกลับมาจากการทำงานที่วันที่ก่อนหน้า สร้างการเลื่อนหลุดของบางส่วนหรืองานที่คั่งค้างเข้าสู่ขั้นตอนของโครงการในแต่ละ ผิดพลาดในด้านของความระมัดระวังที่คุณสามารถ โครงการที่ลื่นกลับมาและมีการส่งมอบปลายหรือที่เรียกกว่างบประมาณหรือล้มเหลวในการตอบสนองความต้องการทางการเงินอื่น ๆ มักจะทำให้เกิดปัญหาที่สำคัญ หลายคนวางแผนจะใส่ภายใต้ความกดดันที่จะส่งมอบโครงการเร็วขึ้นต้นทุนอย่างมีประสิทธิภาพกว่าที่เป็นจริง ความทะเยอทะยานและมีเป้าหมายที่สูงจะมีทัศนคติที่ดี แต่การวางแผนที่เหมาะสมโดยไม่ต้องรอบคอบและความรับผิดชอบคือบ้า นักลงทุนและผู้บริหารระดับสูงมีแนวโน้มที่ไม่ค่อยจะตั้งคำถามแผนทะเยอทะยานมากกว่า แต่พวกเขาได้อย่างรวดเร็วจะทำให้การตัดสินใจเหี้ยมมากเมื่อใดที่มีความทะเยอทะยานมากเกินไปโครงการเริ่มต้นที่จะล้มเหลว การออกกำลังกายเล็ก ๆ น้อย ๆ เป็นธรรมชาติเริ่มแรกของโครงการที่เกี่ยวกับการเงินและระยะเวลาที่สามารถบันทึกจำนวนมหาศาลของปัญหาในภายหลัง ทีมงานโครงการ อีกส่วนหนึ่งที่สำคัญของขั้นตอนการวางแผนคือการเลือกทีมงานของคุณ ดูแลที่ดีโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณมีทีมงานสมาชิกที่กำหนดไว้ในช่วงสั้น ๆ โดยโครงการ การเลือกและการรับความมุ่งมั่นที่ดีที่สุดจากสมาชิกในทีม - ไม่ว่าจะเป็นลูกจ้างโดยตรงอิสระผู้รับเหมาและซัพพลายเออร์ที่ปรึกษาหรือคู่ค้าอื่น ๆ - มีความสำคัญต่อคุณภาพของโครงการและความสะดวกกับที่คุณสามารถที่จะจัดการกับมันได้ โดยทั่วไปพยายามที่จะสร้างทีมของคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ ระบุการแต่งตั้งหรือหนึ่งหรือสองคนแม้ในช่วงแง่ของขั้นตอนการอ้างอิงเป็นไปได้ที่บางครั้ง แต่งตั้งทีมต้นเพิ่มเป็นเจ้าของและซื้อในโครงการของพวกเขาและเพิ่มสิ่งที่พวกเขาสามารถมีส่วนร่วม แต่จะระมัดระวังมากในการแต่งตั้งคนก่อนที่คุณจะแน่ใจว่าวิธีการที่ดีที่พวกเขาและไม่ได้จนกว่าพวกเขามีความมุ่งมั่นตัวเองกับโครงการตามข้อกำหนดที่เข้าใจได้อย่างชัดเจนและเป็นที่ยอมรับ อย่าคิดว่าทีมจะต้องเต็มรูปแบบของโครงการที่ชำระเงินและสมาชิกในทีมอย่างเป็นทางการ บางส่วนของสมาชิกในทีมที่มีคุณค่ามากที่สุดคือที่ปรึกษาทางการพี่เลี้ยงผู้ช่วยเหลือที่ต้องการอะไรอื่น ๆ กว่าที่จะมีส่วนร่วมและคำไม่กี่คำขอบคุณ การจัดการโครงการที่มีงบประมาณ จำกัด สามารถเป็นธุรกิจเหงา - ได้รับความช่วยเหลือจากคนที่ดีที่คุณสามารถไว้วางใจสิ่งที่งบประมาณ การวางแผนและการบริหารจัดการโครงการที่ซับซ้อนขนาดใหญ่ที่มีกิจกรรมแบบขนานและขึ้นอยู่ต่างๆที่คุณจะต้องใส่กันวิเคราะห์เส้นทางที่สำคัญและสเปรดชีตใน MS Excel หรือเทียบเท่า วิเคราะห์เส้นทางที่สำคัญจะแสดงลำดับที่งานจะต้องดำเนินการและความสำคัญของงาน งานบางอย่างจะปรากฏมีขนาดเล็กและไม่มีนัยสำคัญเมื่อพวกเขาจริงอาจจะมีอิทธิพลอย่างมากในการทำให้กิจกรรมที่ยิ่งใหญ่กว่าที่จะดำเนินการหรือให้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด แผนภูมิแกนต์เป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการแสดงบล็อกของกิจกรรมในช่วงเวลาและค่าใช้จ่ายที่กำหนดและการบริหารจัดการโครงการและค่าใช้จ่ายของตนไปพร้อมกัน ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการต่าง ๆ ที่มีอยู่มากซึ่งจะเป็นประโยชน์ แต่ก่อนที่จะพยายามมันคุณควรเข้าใจและมีสมาธิในการพัฒนาทักษะการจัดการโครงการบริสุทธิ์ซึ่งได้อธิบายไว้ในขั้นตอนนี้ ซอฟแวร์ที่ดีที่สุดในโลกจะไม่ช่วยให้คุณถ้าคุณไม่สามารถทำสิ่งพื้นฐานที่ ดูเพิ่มเติมการสนับสนุนโครงการสำหรับคำอธิบายรายละเอียดของวิธีบทบาทสนับสนุนโครงการอาจจะมีส่วนเกี่ยวข้องกับทีมงานโครงการ เครื่องมือการจัดการโครงการ นี่คือตัวอย่างและคำอธิบายของสี่เครื่องมือที่ใช้กันทั่วไปในการวางแผนโครงการและการจัดการโครงการ ได้แก่ การประชุมระดมสมอง, แผนภาพก้างปลาวิเคราะห์เส้นทางที่สำคัญแผนภาพการไหลและแกนต์ชาร์ต นอกจากนี้แยกต่างหากและเห็นการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจและการจัดการที่มีคุณภาพ ซึ่งมีเครื่องมือและวิธีการที่เกี่ยวข้องนอกเหนือจากรูปแบบการบริหารจัดการโครงการหลักที่แสดงด้านล่าง เครื่องมือที่นี่แต่ละคนมีจุดแข็งของพวกเขาและวัตถุประสงค์โดยเฉพาะอย่างยิ่งสรุปเป็นแนวทางพื้นฐานในเมทริกซ์ด้านล่าง